在物料供应商的日常管理过程中，主要涉及到供应商信息变更、年度供应商审计、绩效评价、临时评估以及证照管理几个方面。

 

1、证照管理

 

　　应根据供应商、物料相关证照的有效期至信息及时进行索取和更新，包括质量保证协议。

 

　　当因为采购量较少而导致供应商配合意愿低时，建议根据供应商的历史情况及现状进行综合评估，进而确定冻结或注销该供应商。

 

　　另外，建议审核《销售人员法人授权委托书》时，酌情考虑是否需要增设有效期信息，避免后续管理时导致工作量的增加。

 

　　当然也可在sop中列明资质材料的分级，针对次要类别的可以进行适当的控制，例如针对重要类资质，一旦证照过期立即转冻结。

 

　　在线下管理过程中，建议Excel收集好不同供应商的证照信息，包括名称、有效期至，通过Excel公式可以实现近效期、超期证照的自动可视化提醒，便于减少供应商管理员排查证照有效性的工作量，保证供应商证照可以得到动态的更新和管理。

 

2、年度供应商审计

 

　　可以针对不同等级的供应商设定不同的审计周期，根据首次审计日期以及周期，计算供应商的审计到期日期，可以通过此方式对供应商审计有效期至进行动态提醒，在线下一般都会设计有供应商年度审计计划表格，该表格中会列举出来供应商周期性审计的任务安排，建议根据供应商的物理位置来确认审计的行程安排，尽可能一个路线将多个近距离的供应商审计覆盖掉，以减少差旅成本。

 

　　另外，如果属于集团层级供应商，建议子公司SOP中说明是否可以引用其他公司的审计报告，建议需要对审计报告进行审核，确认其他公司的审计是否可以满足本公司的质量要求，因为有可能审计主体是原料药公司执行的，那么制剂公司在引用时需要考虑到该审计报告的适用性，避免引入潜在的风险。

 

3、临时评估

 

　　当物料连续多批检验不合格或者物料需要使用在其他产品中时，需要启动临时评估，特别是后者，需要判断该物料在对应产品中的重要程度，如果重要程度增加，则代表物料等级可能会调整，需要根据变更后的等级进行评估，例如增补工艺路线图、开展试用、工艺验证、供应商审计等活动，评估通过后更新物料供应商等级及其适用品种。

 

4、供应商信息变更

 

　　当供应商信息发送变更时，需要及时告知企业，实际情况下很少可以获得供应商积极主动的告知，特别是主要做为研发物料购买时，由于购买量少，很有可能无法获得供应商的重视，这部分内容需要企业和供应商之间建立起良好的合作关系。

 

　　当供应商通知企业后，供应商管理员需要根据变更的内容进行初步判断，该变更是否可能对购买的物料质量带来影响，例如质量标准、关键工艺、生产地址等变化需要进行充分的评估，确认需要开展哪些活动来对变更后的物料进行评估，确认其是否依然满足预期使用要求。

 

　　无论是主动告知，还是被动知悉，当触发供应商信息变更时，需要根据变更的内容决定是否需要启动供应商临时评估，例如供应商的生产地址发生变化，可能会对供应物料的质量带来影响，此时需要结合该供应商的情况进行判断，通过额外的物料检测、试用、工艺验证、供应商审计等活动进行评估，以确保该物料供应商依然可以达到预期用途。

 

5、绩效评价

 

　　关于绩效评价，可以针对供应商级别做出评价，也可以针对物料级别做出评价，不论是哪种评价颗粒度，都是希望能够通过定期的方式对物料供应商进行回顾、总结，确保其提供的物料能够持续符合企业质量要求，通过绩效评价的方式，可以对表现优秀的供应商放宽评价及审计周期，对表现较差的供应商可以通过缩短对应的周期或者立即触发临时评估来进一步评估其质量体系。

 

　　通过上述几个环节的配合，实现物料供应商的日常管理。